Văn hóa giao tiếp của người Nhật Bản

+ Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai tay để bên hông. Người Nhật chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này qua thế hệ khác và cho đến tận ngày nay.

+ Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm.

+ Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất, biểu hiện sự kính trọng sâu sắc và thường sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ, trước Thiên Hoàng.

+ Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói ra là quyết định sau cùng, im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác.

+ Giao tiếp mắt: người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào một vật trung gian như caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa…, hoặc cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối thoại thì bị xem như là một người thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực.

+ Gián tiếp và nhập nhằng: thường thì họ giải thích ít những gì họ ám chỉ và những câu trả lời thì cũng rất mơ hồ. Họ không bao giờ nói “không” và chẳng nói cho biết rằng họ không hiểu. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm những yêu cầu của người khác họ thường nói “điều này khó”.
Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Sẽ là thô lỗ nếu khi không gửi thiệp trong ngày Tết của Nhật khi nhận được thiệp gửi cho bạn. Nhưng nếu gửi thiệp ấy tới một tang gia chưa giáp năm là lỗi trong giao tiếp. Với người Nhật, việc tặng tiền thường bị xem là thô lỗ, tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới.

Người Nhật rất chú trọng làm sao cho người đối thoại cảm thấy dễ chịu. Họ không bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc riêng của mình, cho dù trong lòng họ đang có chuyện đau buồn nhưng khi giao tiếp với người khác họ vẫn mỉm cười. Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài về khoản này, nhưng sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu không dùng ngôn ngữ lễ phép và kính ngữ khi dùng tiếng Nhật để nói chuyện với người có địa vị cao hơn. Kính ngữ “san” có thể dùng khi bạn nói tiếng Anh nhưng đừng dùng nó để gọi chính mình. Tên người Nhật có họ để phía trước nhưng họ cũng thường để ngược lại vì lợi ích của người Tây phương trong giao tiếp.

Nhật Bản là một xã hội theo đẳng cấp dọc, vì thế người Nhật không có quan niệm về sự “bình đẳng” giống như các nước khác. Các mối quan hệ ở Nhật theo khuynh hướng người trên và kẻ dưới, người chủ hoặc sếp trong công ty được ví như cha mẹ và nhân viên được xem như con cái trong gia đình. Lòng trung thành đối với cấp trên và công ty được người Nhật đánh giá như một phẩm chất cao quý. Trong các công ty, chấp hành kỷ luật và tôn trọng cấp trên cũng như tôn trọng những người thâm niên hơn là nền tảng cho các mối quan hệ. Trước khi thiết lập mối quan hệ với ai đó, họ cần biết được cấp bậc của người ấy để cư xử cho đúng phép tắc. Danh thiếp cung cấp những thông tin này, nên bạn phải trao danh thiếp của mình ngay khi chào hỏi lần đầu tiên.

Danh thiếp phải được cho và nhận bằng hai tay. Người Nhật luôn trông đợi tấm danh thiếp của mình được người khác xem và ngắm nghía ngay khi nhận. Trong suốt cuộc gặp gỡ, danh thiếp nên được để trên bàn. Sau khi gặp xong phải được trân trọng cho vào ví và không bao giờ được nhét trong túi quần sau.

Nguyên tắc khi giao tiếp:

+ Đến sớm hơn vài phút trước giờ hẹn, người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào phòng đầu tiên, chủ nhà là người giới thiệu những thành viên tham dự và theo cấp bậc từ cao đến thấp.

+ “Họ” được dùng để giới thiệu cùng với cấp bậc thay vì dùng tên.

+ Phải có khoảng cách khi đứng giao tiếp, khi giới thiệu họ thường cúi đầu chào nhau, cúi cao hay thấp thì tùy vào cấp bậc, cấp bậc càng cao thì cúi đầu càng thấp.

+ Khi bắt tay với họ thì không nên giao tiếp mắt và siết mạnh, thường thì các vị cao cấp bắt tay trước khi ra về và hãy để cho người khách quan trọng nhất bước ra khỏi phòng trước.